Công nghệ

Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng đơn giản nhất

Bạn đã biết cách làm sao để chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng chưa. Nếu chưa thì nay agirlstory sẽ hướng dẫn bạn các bước làm chi tiết cụ thể nhé. Tuy những thao tác chuyển đổi này khá đơn giản và quen thuộc nhưng chưa chắc rằng tất cả mọi người đều thành thạo.

Đôi nét về file PDF

File PDF là gì?

Trước khi tiến hành các bước chuyển đổi, Admin sẽ giới thiệu sơ qua về PDF giúp bạn hiểu kỹ càng hơn về nó nhé. PDF là viết tắt của cụm từ “Portable Document Format”, tạm dịch nghĩa là: Định dạng tài liệu di động. Và là một định dạng văn bản rất phổ biến từ nhà phát hành Adobe Systems được người dùng ưa chuộng sử dụng hiện nay.

Tập tin PDF cũng giống như Word có chức năng giúp người dùng định dạng văn bản với font chữ, hình ảnh, âm thanh cùng nhiều tính năng khác. khi lưu thì văn bản PDF được định dạng đuôi là “.pdf” và thường được sử dụng trong môi trường học tập và văn phòng.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng

Đặc điểm nổi bật của file PDF thu hút người dùng

  • Các nội dung văn bản khi được lưu dưới dạng PDF có tính bảo mật rất cao
  • Cho phép người dùng in văn bản PDF trên mọi thiết bị mà không cần phải đổi định dạng
  • Người dùng dễ dàng chia sẻ tiệp tin PDF qua Internet nhanh chóng cho người khác vì các tài liệu văn bản pDF đều có kích thước rất nhỏ
  • Khi đã lưu văn bản dưới dạng PDF thì bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển sang sang file khác

Vì sao nên chuyển file Excel sang file PDF?

Có một điều chắc chắn rằng khi chuyển đổi file Excel sang PDF thì file hoặc tệp tin đó sẽ được bảo mật an toàn 100%. Vì toàn bộ nội dung trong văn bản sẽ được cố định, bạn không thể chỉnh sửa hay thay đổi bất kỳ nội dung nào trên văn bản nữa. Do đó mà khi bạn mở file dưới định dạng PDF ở bất kỳ các thiết bị khác nhau cũng không lo bị lỗi, dính chữ hoặc thay đổi nội dung. Nên việc in ấn, chia sẻ tài liệu PDF cho các đối tượng khác nhau người dùng luôn ưu tiên lựa chọn định dạng file PDF.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-1

Hướng dẫn cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng đơn giản nhất

1. Cách chuyển file Excel sang PDF trực tiếp trên Microsoft Excel

Đây là cách chuyển file Excel sang PDF chuẩn và nhanh gọn nhất hiện nay, vì bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển đổi file trong khi máy tính của bạn không có kết nối Internet, và cũng không cấn có sự hỗ trợ từ các phần mềm chuyển đổi khác.

Đối với Microsoft Excel 2007 và các phiên bản cũ hơn

Bước 1: Tải hoặc thêm tiện ích “Add-in” về máy tính => và tiến hành cài đặt như các ứng dụng khác.

Bước 2: Sau bước cài đặt thành công => vào Microsoft Excel và mở file cần chuyển đổi

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-2

Bước 3: Chọn “File” => “Save as” sau đó giao diện màn hình sẽ xuất hiện các tùy chọn “PDF or XPS”, bạn tiến hành chọn file lưu lại là xong

Đối với Microsoft Excel 2010 và các phiên bản mới

Bước 1: Vào Microsoft Excel và mở file cần chuyển đổi

Bước 2: Ở menu bạn chọn “File” => Chọn “Save as” => “Browse” tìm và chọn nơi lưu file sau khi chuyển đổi.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-3

Bước 3: tại ô  “Save as type” bạn chọn file định dạng là PDFvà đổi lại tên file theo ý của bạn tại ô  “File name” => Chọn “Save” để lưu lại.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-4

2. Cách chuyển file Excel sang PDF bằng các website online

Với cách này bạn có thể thực hiện chuyển đổi nhanh chóng bằng các tiện ích trên các website online để chuyển đổi trực tiếp luôn mà vẫn giữ nguyên định dạng. Bạn cũng không cần phải thêm các tiện ích hỗ trợ chuyển đổi nữa, vừa tốn dung lượng máy tính để chứa chúng lại tốn thời gian, bạn chỉ cần đảm bảo máy tính của mình có kết nối internet là làm được nhé. Và Admin giới thiệu một số cách chuyển đổi file Excel sang PDF online thông dụng nhất hiện nay.

Chuyển file Excel sang PDF qua Smallpdf

Bước 1: Bạn truy cập vào website Smallpdf.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng

Bước 2: khi trang chủ hiện ra bạn tiến hành đăng ký tài khoản theo hướng dẫn

Bước 3: Đăng ký tài khoản xong chọn Home > See all tools.

Bước 4: Chọn Excel to PDF > Choose files.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-2

Bước 5: Chọn file xong bạn đợi một lúc cho web chổi đổi hoàn tất, sau đó bạn tải về là xong. Hoặc chọn cách chia sẻ qua Email, Google Drive, Dropbox cũng rất dễ dàng.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-3

Chuyển file Excel sang PDF qua PDF Converter

Bước 1: Bạn truy cập vào website Converter để thực hiện chuyển file Excel.

Bước 2: Chọn “Choosex Excel File” tại giao diện chính của Converter để tải file cần chuyển đổi lên

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-4

Bước 3: Tải file lên xong bạn đợi một lúc để web chuyển đổi sang file PDF, chuyển file xong bạn chọn “Download” để tải tập tin về.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-6

Chuyển đổi file Excel sang PDF qua Convertio online

Bước 1: Bạn truy cập vào website Convertio online

Bước 2. tại giao diện chính chọn nút màu đỏ “Chọn tập tin”  để chọn tập tin cần chuyển

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-7

Bước 3: sau khi tải tập tin lên, hệ thống hiện ra một giao diwwnj khác với sự lựa chọn:

  • Tại mục “Thêm nhiều tập tin”: hỗ trợ bản tải lên các file Excel khác (nếu bạn có nhu cầu)
  • Tại mục “Chuyển đổi”: Bạn bấm chọn để hệ thống thực hiện chuyển đổi file Excel sang PDF.

Bước 4: Chọn mục chuyển đổi xong bạn đợi cho quá trình đổi hoàn tất thì tải về

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-8

Chuyển đổi file Excel sang PDF qua Google Drive

Bước 1: Tại giao diện chính của Google drive chọn “New” => “File upload” để tải file Excel cần chuyển đổi lên hệ thống.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-9

Bước 2: Tải file lên thành công bạn chọn “Open with Google Sheets” để mở file Excel dưới dạng Google Sheet.

Bước 3: Chọn “File” trên thanh menu => chọn “Download as” => Chọn “PDF Document” để tải file PDF về máy.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-10

Chuyển đổi file Excel sang PDF qua phần mềm Cutepdf Writer

Bước 1: Truy cập vào website Cutepdf Writer và tải phần mềm về máy tính

Bước 2: Tiến hành cài đặt xong bạn mở file excel cần chuyển sang PDF ra

Bước 3: chọn “Spreadsheets” => Chọn “Print”. Hoặc bạn nhấn tổ hợp phím “Ctrl P” để mở lệnh Print.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-11

Bước 4:  chọn “CutePDF Writer” => Chọn “OK” ở mục Name

Bước 5: Đợi cho đến khi hệ thống chuyển đổi file từ Excel sang PDF hoàn tất. Bạn chọn nơi lưu trữ file và thay đổi tên theo ý muốn. Và chọn “Save” là hoàn tất.

Chuyển dữ liệu excel sang file pdf giữ nguyên định dạng-12

Kết luận

Trên đây là các cách chuyển đổi file từ Excel Sang PDF giữ nguyên định dạng chuẩn mực được dùng nhiều nhất hiện nay. hy vọng với bài viết này giúp bạn có thể tham khảo và lựa chọn cách thực hiện phù hợp nhất cho mình.

Chúc các bạn thành công và đừng quên theo dõi trang để biết thêm các thông tin thú vị khác nhé!

Xem thêm: Cách chuyển dữ liệu từ iphone sang iphone nhanh nhất

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button